společnosti TOTEMO s.r.o., IČO: 08268746, se sídlem Neklanova 123/19 , 12800 Praha 2 (dále jen „my” nebo „správce”).
Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. V těchto zásadách se dozvíte, za jakým účelem, z jakého důvodu a jakým způsobem Vaše Osobní údaje zpracováváme. Najdete také informace o tom, jaká jsou Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů.
Pokud budete mít jakékoliv další dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů, prosím kontaktujte nás na e-mail [email protected] .
Některé Osobní údaje potřebujeme pro plnění kupní smlouvy, některé Osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. U některých Osobních údajů nám jejich zpracování přikazuje zákon (například vedení účetnictví). V některých případech používáme Zpracovatele, kteří mohou mít přístup k Vašim Osobním údajům. Jedná se například o účetní společnosti nebo marketingové specialisty. V případě, kdy to bude nutné, si od Vás pro zpracování osobních údajů vyžádáme souhlas.
Kdy jsme správcem? Ve vztahu k Zákazníkům jsme správcem Osobních údajů. Svěřili jste nám některé údaje o sobě (např. Vaše jméno a e-mail) za účelem registrace v E-shopu. Přehled zpracovávaných Osobních údajů včetně důvodů pro jejich zpracování najdete níže. Pokud by bylo cokoliv nejasného, neváhejte se nám ozvat na e-mail [email protected].
Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení několika pojmy, které v těchto Zásadách zpracování osobních údajů používáme:
| E-shop | náš internetový obchod, který provozujeme na webové stránce eshop.totemo.eu; |
| GDPR Obchodní sdělení | Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679;zpravidla e-mailová zpráva nebo odesílaná za účelem propagace našeho obdobného zboží a služeb; |
| Osobní údaje Smlouva | jakékoliv informace o Zákazníkovi, na základě kterých jej lze přímo či nepřímo identifikovat;závazek obsahující celou řadu práv a povinností (našich i Vašich), který společně uzavíráme na základě vaší Objednávky na E-shopu; |
| Zákazník / vy | fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o zákazníka (osobu, která si u nás zakoupila zboží z našeho E-shopu) nebo o potenciálního zákazníka, případně uživatele našich webových stránek, kteří si je jen prohlížejí; |
| Zpracovatel | využíváme jiné subjekty, které zpracovávají Osobní údaje na základě smlouvy nebo jiného pověření pro správce; |
| Zpracování Osobních údajů | je jakákoliv operace nebo soubor operací s Osobními údaji nebo soubory Osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení; |
| Zvláštní kategorie Osobních údajů | tyto osobní údaje nezpracováváme. Jedná se o údaje, které chápeme jako ty, které jsou citlivější. Týkají se například toho, jaký je Váš etnický původ, jaká je Vaše sexuální orientace, jestli jste v odborech nebo jak jste na tom zdravotně a jaká je Vaše víra. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby. |
Jak zpracováváme Vaše osobní údaje? Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu, pro který byly údaje pořízeny a při jejich zpracovávání dodržujeme bezpečnostní technická a organizační pravidla. Proces zpracování Osobních údajů je automatizován, ale neprovádíme profilování. Konkrétní účely zpracování údajů a kategorie osobních údajů, které pro jednotlivé účely zpracováváme jsou rozepsány v následující části.
| → Jméno a příjmení, kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo).→ Cookies a IP adresa, údaje o aktivitách (včetně informací o Vašem zařízení nebo operačním systému). | → Poznámka k objednávce a jiné informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi). |
| → Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb). | → Recenze (jméno a příjmení nebo přezdívka, e-mail a další údaje, které sdělíte v rámci recenze). |
| → Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, Instagram), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech. | → Věk a pohlaví potomka (volitelně sdělené údaje od Zákazníka v rámci zřízeného uživatelského účtu). |
Zvláštní kategorie Osobních údajů. Žádné Osobní údaje citlivé povahy o Vás nezpracováváme.
Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme Vaše Osobní údaje pro účely uvedené v této tabulce. V případě zájmu se můžete na webových stránkách nebo přes email přihlásit k odběru obchodních sdělení či obdobného propagačního materiálu, který připravujeme pro případné zájemce o naše zboží. Pro přihlášení k odběru obchodního sdělení je nutné, abyste nám s Vaším souhlasem poskytli některé své osobní údaje k jejich zpracování.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek.Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb. Osobní údaje zpracováváme také abychom Vám mohli zobrazovat relevantní obsah nebo naši reklamu na jiných webových stránkách. Preference můžete nastavit v cookie liště. Právním titulem pro zpracování Osobních údajů souhlas (analytika, marketingové cookies) nebo náš oprávněný zájem (nezbytné cookies). | Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování uživatele našich webových stránek. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. Více informací najdete v poučení o souborech cookies. |
| Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti.Odesláním dotazu vyjadřujete svůj souhlas se zpracováním Osobních údajů za účelem vyřízení dotazu. | Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail. | Za účelem vyřízení dotazu zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jeho vyřízení nezbytné. Komunikace probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu. | Uzavřené dotazy jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3,5 roku od položení dotazu. |
| Zasílání obchodních sdělení (přímý marketing).Vyslovili jste souhlas se zasíláním newsletterů. Pokud nechcete newsletter dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu. | Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našem zboží, službách a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
Pokud se u nás rozhodnete nakoupit, budeme potřebovat Vaše Osobní údaje k vyřízení Objednávky. V případě zájmu se můžete na webových stránkách nebo přes email přihlásit k odběru obchodních sdělení či obdobného propagačního materiálu, který připravujeme pro stávající zákazníky.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek.Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb. Osobní údaje zpracováváme také abychom Vám mohli zobrazovat relevantní obsah nebo naši reklamu na jiných webových stránkách. Preference můžete nastavit v cookie liště. Právním titulem pro zpracování Osobních údajů souhlas (analytika, marketingové cookies) nebo náš oprávněný zájem (nezbytné cookies). | Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. Více informací najdete v poučení o souborech cookies. |
| Uživatelský účet.Pokud si vytvoříte uživatelský účet, budeme Vaše Osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu. Osobní údaje zpracováváme na základě uzavřené Smlouvy. | Údaje vyplněné při registrace, zejména se jedná o Váš e-mail a další kontaktní údaje.Rozsah zpracování Osobních údajů se může lišit v závislosti na tom, které Osobní údaje ve svém Uživatelském účtu vyplníte. | Tyto údaje nám poskytnete při zakládání uživatelského účtu. | Vaše Osobní údaje pro tento účel zpracováváme po dobu existence uživatelského účtu. |
| Personalizace cen. Při návštěvě našeho E-shopu můžeme pomocí souborů cookies či jiných poskytnutých Osobních údajů personalizovat ceny našich produktů na základě Vašeho předchozího chování. Činíme tak pouze na základě vašeho výslovného souhlasu. | Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách. V případě Uživatelského účtu využíváme zpracování jména, příjmení, adresu a údajů o platbách. | Upravujeme ceny na základě dostupných údajů, případně Osobní údaje poskytnuté v rámci Uživatelského účtu. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. Více informací najdete v poučení o souborech cookies. Údaje získané prostřednictvím Uživatelského účtu jsou zpracovávány po dobu jeho existence. |
| Vyřízení Objednávky.Abyste mohli nakoupit zboží na našem e-shopu, je třeba projít procesem Objednávky. Dokončením Objednávky je Smlouva mezi námi uzavřena. Jedná se o plnění Smlouvy. | V průběhu Objednávky zadáváte Vaše jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, kontaktní a doručovací adresu, fakturační údaje, případně údaje do poznámky. | Tyto údaje nám poskytnete v průběhu Objednávky. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy, nebo do jejich předání a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Reklamace. Za účelem vyřízení reklamace budeme zpracovávat některé osobní údaje, abychom dodrželi zákonnou povinnost a také plnili uzavřenou Smlouvu. | Jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, údaje o uzavřené Smlouvě, doručení a nezbytné údaje o platbách. | Tyto Osobní údaje nám poskytujete v za účelem nákupu zboží na našem e-shopu, my Objednávku vyřídíme a poté plníme zákonem nebo Smlouvou stanovenou povinnost. | Vaše Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení. |
| Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti.Odesláním dotazu vyjadřujete svůj souhlas se zpracováním Osobních údajů za účelem vyřízení dotazu, případně jsou Osobní údaje zpracovávány na základě uzavřené Smlouvy. | Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, případně číslo faktury.. | Komunikace se zákaznickou podporou probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu. Hovory nejsou nahrávány. | Uzavřené dotazy a stížnosti jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3,5 roku od dotazu či vyřízení stížnosti. |
| Marketing, zejména zasílání obchodních sdělení.U našich zákazníků můžeme newsletter zasílat na základě oprávněného zájmu na zlepšování a propagování našeho zboží a služeb nebo těm, kteří se zasíláním vyslovili souhlas. | Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našem zboží, službách a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. Pokud nechcete newsletter dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu. |
| Hodnocení spokojenosti. Máme oprávněný zájem na tom zjistit, zda jste byli spokojeni s našimi službami a také objednaným zbožím z našeho e-shopu. | Jméno, příjmení, e-mail zákazníka a informace o objednaném zboží. | Pokud s tím dříve nevyslovíte nesouhlas (např. v rámci Objednávky), poskytneme některé Osobní údaje zákazníka třetí straně za účelem hodnocení spokojenosti zákazníků. | Údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení. |
| Recenze. Pokud se rozhodnete napsat veřejnou recenzi na naše produkty, vyjadřujete souhlas s jejím zveřejněním včetně uvedeného jména a příjmení nebo přezdívky, textu recenze, počtu hvězdiček a volitelně vloženého obrázku nebo fotografie a zpracováním dalších nezbytných osobních údajů. | Jméno a příjmení nebo přezdívka, e-mail, případně vložená fotografie nebo video a další osobní údaje sdělené v rámci textu recenze. | Dobrovolně nám sdělujete své osobní údaje za účelem napsání recenze a jejího zveřejnění. | Recenze jsou vloženy do odvolání vašeho souhlasu, případné osobní údaje zpracováváme nejdéle po dobu 5 let. |
| Účetnictví.Na základě uzavřené Smlouvy nám uhradíte kupní cenu zboží a dopravy. Vystavujeme Vám účetní a daňové doklady, které následně archivujeme a dále s nimi pracujeme pro potřeby řádného vedení našeho účetnictví a plnění zákonných povinností. | Údaje na faktuře: jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jiná identifikace Zákazníka a podrobnosti o plnění dle Objednávky. Údaje na daňovém dokladu: jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jiná identifikace Zákazníka a podrobnosti o objednaném zboží. | Po vyplnění platebních informací v profilu si tyto údaje uložíme, abychom vytvořili fakturu. Plníme zákonnou povinnost. | Máme ze zákona povinnost archivovat účetní doklady a účetní záznamy (faktury) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Máme také povinnost uchovat fakturu po dobu 3 let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost související s fakturou. Také máme povinnost archivovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. |
| Dodržování zákonných povinností.V určitých případech musíme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem splnění povinností stanovených zákonem. | Zejména se může jednat o jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační údaje, či jinou identifikaci Zákazníka. | Vaše Osobní údaje v tomto případě zpracováváme, abychom dodrželi platné právní předpisy (plnění zákonné povinnosti). | Vaše Osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. |
Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Údaje, které mohou Zpracovatelé zpracovávat, včetně jejich účelu a právního titulu zpracování jsme uvedli výše. Podrobnosti o zpracovatelích Vám rádi sdělíme na vyžádání.
| Běžná analýza návštěvnosti webových stránek | Google Analytics |
| Vyřízení Objednávky | Zásilkovna , Česká Pošta , DPD , GLS , PPL , GooglePay , ApplePay |
| Reklamace | Zásilkovna , Česká Pošta , DPD , GLS , PPL |
| Vyřízení dotazu a komunikace s námi | |
| Marketing | Google Ads , Sklik , Criteo , Microsoft , Heureka.cz , Zbozi.cz |
| Zasílání obchodních sdělení | Brevo |
| Sociální sítě | |
| Hodnocení spokojenosti | Heureka.cz , Zbozi.cz |
Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme kromě našich Zpracovatelů předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.
Technická a organizační opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá a proto soustavně pracujeme na tom, aby byly Vaše Osobní údaje chráněny. Při volbě opatření bereme v úvahu rozsah zpracování, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky.
Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se udržovat následující opatření:
V souvislosti s ochranou osobních údajů jsou Vám zaručena níže popsaná práva, která můžete uplatnit na e-mailu [email protected].
Jak rychle vyřídíme Vaši žádost? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že Vám nebudeme moci vyhovět. Abychom Vaši žádost vyřídili co nejdříve, je možné, že si od Vás budeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
| Právo na přístup | Potvrdíme, zda zpracováváme Vaše Osobní údaje. Máte právo na informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, příjemcích, kterým jsou zpřístupněny, době zpracování. Máte právo vědět, zda nějaké právo bylo již realizováno. Předpokladem je také to, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů. |
| Právo na opravu | Na základě Vaší žádosti na opravu nepřesných osobních údajů takové údaje opravíme. Některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu. |
| Právo na výmaz | Pokud neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje dále zpracovávat, pak Vámi požadované údaje vymažeme či zanonymizujeme. |
| Právo na omezení zpracování | Prosím kontaktujte nás, pokud máte za to, že údaje zpracováváme nesprávně. Ať už se jedná o důvody zpracování nebo jeho rozsah. |
| Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování | V případě, že nás kontaktujete s žádostí, budeme Vás informovat o výsledku. Někdy se může stát, že nebudeme moci vyhovět (např. e-mailová adresa, ze které jste nám napsali již nefunguje). |
| Právo na přenositelnost | Vaše Osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, na Vaši žádost poskytneme jinému správci. |
| Právo vznést námitku | Pokud zpracováváme Vaše údaje na základě oprávněného zájmu (např. zasílání newsletteru Uživatelům). Je na nás, abychom náš oprávněný zájem prokázali. V případě, že bude Vaše námitka oprávněná, přestaneme zpracování Osobních údajů provádět. |
| Právo na odvolání souhlasu | Pokud jste změnili názor, prosím, dejte nám vědět. Zpracování týkající se marketingového a obchodního účelu je možné odvolat kdykoliv. |
| Automatizované individuální rozhodování včetně profilování | Nechcete, aby se o Vás rozhodovalo pomocí počítače? Respektujeme Vaše právo, proto profilování neprovádíme. Vyřizujeme Objednávky, a tak Vaše Osobní údaje mohou být zpracovávány automatizovaně. |
Tyto Zásady zpracování osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budete informováni prostřednictvím našich webových stránek.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování osobních údajů nás prosím kontaktujte na e-mail [email protected].
Pokud budete nespokojeni, můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/ )
Tyto zásady ochrany Osobních údajů jsou účinné ode dne 20. 2. 2024.
